Ocho trucos para Microsoft Word
Cuando se trata de procesadores de texto, Microsoft Word siempre ha sido uno de los programas más populares. Mis consejos te muestran cómo trabajar con él de manera óptima.
1. AUTOGUARDADO AUTOMÁTICO
En tu trabajo diario con el ordenador, hay un aspecto realmente importante: ¡guarda siempre los cambios que realices! Y, para poder estar seguro de que esto se cumple, nada mejor que establecer un intervalo de autoguardado de un minuto. Para ello, haz clic en Archivo, Opciones y Guardar. Asegúrate entonces de activar la casilla Información de Autorecuperación y fija el valor en 1 minuto. Tras pulsar Aceptar, a partir de ahora podrás recuperar tu documento en caso de que un fallo te haga perderlo (restaurarás lo que tenías hasta un minuto antes de ese fallo).
2. TRABAJO CONJUNTO EN TIEMPO REAL
Con Word y OneDrive, varias personas pueden trabajar fácilmente al mismo tiempo en un mismo documento y, si algo cambia, lo verán todos en tiempo real. Lo único que debes tener en cuenta es que, para que esto funcione, el documento debe guardarse en OneDrive. Para empezar, abre ese fichero y haz clic en Archivo, Compartir, Compartir con otras personas y Compartir con personas. Desde la libreta de direcciones, indica ahora el contacto o contactos con los que colaborarás en la edición del documento, o escribe su dirección de email. Establece también los permisos de escritura del receptor. Por último, pulsa en Compartir.
Durante la creación del documento conjunto, cada paso se guarda online. ¿Necesitas el original intacto? Entonces, guárdalo antes de editarlo haciendo clic en Archivo y Guardar como (asígnale otro nombre para diferenciarlo) y elige un lugar de almacenamiento alternativo local.
3. EDITA TEXTO EN EL MÓVIL
Para los teléfonos móviles Android e iOS, las correspondientes apps de Word están disponibles de forma gratuita. Tras instalar la app desde el store, inicia sesión con una cuenta de Microsoft y tendrás así 5 GB de almacenamiento en la nube de Microsoft (OneDrive) a tu disposición, para que puedas acceder a los archivos almacenados allí desde cualquier lugar. ¿Usas Dropbox? Entonces, también puedes integrar este servicio en la app Word. Para lograrlo, toca el icono del documento con el signo más, luego elige Seleccionar una ubicación distinta, Agregar un sitio, Dropbox, y sigue las instrucciones.
4. ESCRIBE TEXTOS MEDIANTE DICTADOS Y LEE EN VOZ ALTA
No tienes por qué escribir el texto tú mismo. Si tienes un micrófono, puedes dictar las palabras a Word desde tu ordenador. Para hacer esto, haz clic en Inicio y Dictado y espera a que el icono del micrófono se active. Empieza entonces a hablar, para que ese texto vaya apareciendo en pantalla. Para añadir signos de puntuación como una interrogación o un punto, deberás nombrarlos explícitamente.
Pero hazlo tras una corta pausa, para que Word lo reconozca. Si no es así, Word escribirá signo de interrogación o punto. Si pasas más de 20 s sin decir nada, la función de dictado se detendrá automáticamente. También puedes hacer que Word te lea el texto. Para ello, haz clic en Revisar desde la barra de menú y elige Leer en voz alta.
5. ATAJOS DE TECLADO IMPORTANTES
6. BUSCA TEXTO Y REEMPLAZA
¿Un término determinado aparece con mucha frecuencia y debe ser reemplazado por otro? Entonces, presiona CTRL+L y escribe el término que deseas reemplazar en la parte superior. Introduce también la nueva palabra
que lo sustituirá, en la parte inferior. Tras pulsar Reemplazar todos, todas las apariciones del antiguo término serán sustituidas por la nueva palabra que indicaste.
7. COMPARA VERSIONES
¿Tienes varias versiones de un texto y deseas comparar la más actual con otra más antigua? Accede al menú Revisar y pulsa en Comparar y Comparar. Selecciona entonces el archivo original y la versión que se va a comparar. En la siguiente ventana, verás ambas ediciones contrastadas. Las diferencias se resaltarán en color.
8. UNA ÚLTIMA REVISIÓN
¿Has terminado con tu documento? Entonces, revísalo por última vez desde Revisar. Así podrás corregir los errores ortográficos o contar palabras y caracteres. La función de traducción también se encuentra aquí.
